Wijzigingen in de samenstelling van het bestuur worden aangegeven achter het tabblad "Bestuur" in de actieve account van de betreffende persoon. Dit is te bereiken door in het menu 'Gebruikers" de account van de persoon te zoeken en dit te openen. Behalve de instellingen op deze pagina moeten ook nog de instellingen van de bestuursmailadressen op de site van de serviceprovider aangepast worden. Dit is op een aparte pagina "bestuursmail inst" aangegeven.
Indien het nieuwe bestuurslid een gewoon lid is, kan dat account gebruikt worden. Is er sprake van een partner en heeft deze partner nog geen eigen account dan moet eerst voor die partner een eigen account aangemaakt worden. Essentieel is daarbij dat achter het tabblad "Vaste gegevens" het adres goed is overgenomen.
De volgende situaties zijn denkbaar:
- een bestuurslid treedt aan
- een bestuurslid wordt herverkozen (in beginsel is herverkiezing na drie jaar éénmaal mogelijk)
- een bestuurslid treedt af
- een bestuurslid krijgt binnen het bestuur een andere functie
Een bestuurslid treedt aan:
Bij het tabblad "Bestuur" moeten de volgende velden ingevuld worden:
- Bestuurslid?: Keuze "ja"
- Bestuursfunctie vanaf: Kiezen jaartal van aantreden
- Bestuursfunctie tot: Kiezen 3 hoger dan jaartal van aantreden
- Bestuursfunctie: Kiezen functie of openlaten als het een bestuurslid wordt zonder nadere functieaanduiding
Een bestuurslid wordt herverkozen:
Bij het tabblad "Bestuur" moet het volgende veld gewijzigd worden:
- Bestuursfunctie tot: Kiezen 3 hoger dan jaartal van herberkiezing
Een bestuurslid treedt af:
Bij het tabblad "Bestuur" moet het volgende veld gewijzigd worden:
- Bestuurslid?: Keuze "geweest"
Een bestuurslid krijgt binnen het bestuur een andere functie
In dit geval moet er eerst een extra account van de petreffende persoon gemaakt worden, waarbij op het tabblad "Vaste gegevens voor de ledenadministratie" bij het veld soort lid geen keuze wordt gemaakt. Op dit nieuwe account worden de oude gegevens overgenomen:
Bij het tabblad "Bestuur" moeten de volgende velden gewijzigd of ingevuld worden:
- Bestuurslid?: Keuze "geweest" op het nieuwe account
- Bestuursfunctie vanaf: Kiezen jaartal van aantreden voor de twee functies op ieder account aanoassen
- Bestuursfunctie tot: Kiezen 3 hoger dan jaartal van aantreden
- Bestuursfunctie: Kiezen de nieuwe functie op het actieve account en de oude functie op het nieuw gemaakte account
Als deze wijzigingen zo consequent worden bijgehouden verschijnt er in het menu "Oud-bestuursleden" een correct chronologisch overzicht.
