Nieuwsbrieven zijn brieven, die gestuurd kunnen worden naar een groep of naar alle leden. Een nieuwsbrief kan een door de verzender te kiezen vrije vorm hebben. In een nieuwsbrief kunnen gebruikersvelden opgenomen worden, die bij verzending vervangen worden door de waarden van die velden per gebruiker (handig bijvoorbeeld voor de aanhef, maar het is zo ook mogelijk om alle leden te laten zien welke gegevens er van hem of haar zijn opgeslagen). 

De nieuwsbrieven worden gemaakt en verzonden met "Acymailing". Dit onderdeel is te vinden in de back-end van de website onder het menu: "Componenten/Acymailing".

Voorlopig weet Klaasje alles van Acymailing.

Als iemand zijn wachtwoord is vergeten, dan kan hij bij de beheerders van de website een nieuw wachtwoord krijgen.

De instelling geschiedt door in het menu "Gebruikers" in de back-end van de website de naam van de betrokkene te zoeken en deze aan te klikken. Onder het tabblad "Gegevens voor de ledenadministratie" moet in de velden "Password" en "Bevestig wachtwoord" hetzelfde wachtwoord ingevuld worden. 

Vervolgens moet er een berichtje naar de gebruiker gestuurd worden met de inloggegevens (gebruikersnaam of emailadres) en het ingestelde wachtwoord.

Bij een nieuw account gaat het op overkomstige wijze.

Het maken van een nieuw account is aan de orde bij nieuwe leden en indien de partner van een bestaand lid een eigen account wil hebben. Essentieel voor een nieuw account is een uniek emailadres, dat nog niet in het ledenbestand voorkomt. Zonder emailadres is het maken van een account niet mogelijk. Voor mensen, die geen emailadres hebben moet een emailadres gemaakt worden. (Bijvoorbeeld Hennie Meesters heeft geen email, in het ledenbestand heeft zij het adres henniemeesters@heidemeer.info; post naar dit adres komt uit bij de webmaster).

Het maken van een nieuw account vindt plaats in het menu "Gebruikers" in de back-end van de website.

- klik op de groene knop linksboven "Nieuw"

- vul onder het tabblad "Vaste gegevens" de vaste gegevens in (overnemen van de eerdere beweoner of indien het een partner betreft van het lid,

• Adres: Straat (in hoofdletters) en huisnummer. Bij huisnummers onder de 10 moet voor Dopheidem Kraaiheide en Kamperfoelie een extra spatie toegevoegd worden tussen de straat en het huisnummer opdat de volgorde in de lijsten correct wordt uitgevoerd (de tweede spatie - niet zichtbaar in het tekstveld - zorgt ervoor dat volgorde wordt: 1, 2, 3, ..... 10, 11, 12 in plaats van 1, 11, 12, 13....19, 2, 20 enz).
• Plaats: Postcode en HEERENVEEN 
• Type: huistype en bij de zgn "vrije kavels" (Essenhaag 2 en hoger & Heidemeer 50 en hoger) wordt dit veld open gelaten
• Bouwjaar: Keueveld voor het bouwjaar.

- vul onder het tabblad "Gegevens voor de ledenadmijistratie" de bekende gegevens in:

• Gebruikersnaam (verplicht): Vul in Volledige naam 
• Voornmaam (verplicht): Vul in Voornaam of voorletters 
• Voorvoegsel: Vul - indien van toepassing - de voorvoegsels "van", "van de", "ter", etc in
• Achterbaam (verplicht): Vul in hoofdletters de achternaam (zonder voorvoegsels) in. Deze naam is bepalend voor de alfabetische volgorde. Soms willen mensen dat hun achternaam inclusief een voorvoegsel wordt opgenomen (LA ROSE  wordt bijvoorbeeld onder de L gevonden (wens bewoner); la ROSE zou onder R gevonden worden)
• Emailadres (verplicht): Vul emailadres in. Indien een bewoner geen email heeft dan: gebruikersnaam@heidemeer.info
• Wachtwoord (verplicht): een zelfgekozen wachtwoord invullen (rn opschrijven!)
• Wachtwoord bevestigen (verplicht): dat wachtwoord herhalen
• Bewoner sinds (verplicht): het jaar van het begin van de bewoning invullen 
• Partner: Volledige naam van de partner (achternaam in hoofdletters)
• Kinderen: Indien er inwonende kinderen zijn: de voornamen gescheiden door /. Als de achternaam van de kinderen afwijkt van die van de vader, eventueel de achternaam toevoegen in hoofdletters
• Telefoon en mobiel: niet invullen (aan de leden zelf overlaten of ze deze bekend willen maken)
• Vertrokken: dit veld is alleen bestemd voor oud-leden
• Soort lid: Kies in de keuzelijst "lid" of "partner"

- vink onder het tabblad "Toegewezen gebruikersgroepen" het vakje "leden" aan.

- de gegevens onder het tabblad "Financiele gegevens" worden door de penningmeester ingevuld

Sluit af met de knop linksboven "Opslaan en sluiten"

Als je het nieuwe account direct met het goede emailadres maakt, krijgt de eigenaar van dat emailadres automatisch een mail, dat er een account is aangemaakt en een vermelding van het wachtwoord. Als je eerder een tijdelijk emailadres hebt gebruikt (naam@heidemeer.info), dan is het raadzaam de eigenaar van het account een email te zenden met

- de mededeling dat hij f zij kan inloggen met zijn emailadres,

- het gekozen wachtwoord (dat de gebruikerl zelf mag wijzigen)

Het maken van een nieuw account in het menu "Gebruikers" is nu voltooid.

Opdat de gebruiker ook de Nieuwsbrieven krijgt toegezonden moet er nog een "balletje" worden aangevinkt in Acumailing:

Daartoe ga je in het balkmenu van de Back-end van de website naar:

- Componenten

- Acymailing

- Gebruikers

Je ziet dan het volgende scherm:

Het scherm laat de laatst toegevoegde gebruikers zien met hun email-adres en een aantal balletjes. De balletjes geven aan tot welke gebruikersgroepen men behoort. Als een balletje vol gekleurd is hoort hij bij de groep, als het balletje open is dat heeft hij in het verleden bij de groep gehoord.

Er zijn momenteel drie groepen:

- alle leden (blauw), bij een oud lid staat een open blauw balletje.

- bestuur (geel)

- nazending (groen) handig om een beperkt aantal personen een melding te doen.

Het aanvinken gaat als volgt:

Eerst dubbel klikken op de naam, dan verschijnt de info over de persoon:

 In dit scherm naar beneden scrollen totdat je het volgende scherm ziet:

Achter Alle leden klik je op het veld "Aangemeld" dan krijg je:

 Daarna moet dit nog opgeslagen worden, door op "Opslaan" te klikken (zie twee schermen eerder)

Bij een vertrekkende bewoner blijft het account in stand omdat de bewoner anders niet verschijnt in de overzichten van bewoners en ex-bewoners per pand.

De volgende velden in het menu "Gebruikers" aan de back-end van de website moeten worden aangepast:

- Open het account van de vertrekkende bewoner

- Vink op het tabblad "Toegewezen gebruikersgroepen" het vakje "leden" en eventueel andere vakjes. Als er niets geselecteerd wordt gaat het vakje "Geregistreerd" automatisch aan

- Wijzig op het tabblad "Gegevens voor de ledenadministratie" de volgende velden:

• Vul het jaartel van vertrek in in het vetld "tot". Indien er sprake is van een externe verhuizing volstaat het jaartal. 
• Verander in het veld "soort lid" in de keuzelijst "lid" door "oud-lid"