Er is een speciale tool beschikbaar - genaamd - ACYMAILING - die het mogelijkheid biedt (desgewenst persoonlijke) mailingen naar groepen leden te sturen.

Deze tool is benaderbaar aan de back-end van de website onder het menu: "Componenten", submenu "Acymailing". Eer verschijnt dan het startscherm met in de linkerkolom:

• Gebruikers: alle in het systeem zittende gebruikers (ook de oud-leden), die als ze in groepen ingedeeld zijn voorzien zijn van een kleurballetje van de betreffende groep.
• Lijsten: de groepen, die afzonderlijk per mail benaderd kunnen worden. De belangrijkste groepen zijn: "Alle leden" (dat zijn de leden en de partners, die in de wijk nog actief zijn) en "Bestuur"
• Nieuwsbrieven: alle nieuwsbrieven met de vermelding wanneer zij en aan wie zij verzonden zijn.

Om afbeeldingen (of video's of pdf-files) te kunnen invoegen moeten deze aanwezig zijn in één van de mappen van Mediabeheer. Deze is te bereiken door in de back-end van de website het menu "Inhoud", submenu "Media" te openen.

De mappenstructuur is zowel in de linkerkolom als in de miniatuurweergave te zien. Desgewenst kan een nieuwe map gemaakt worden met de knop "Nieuwe map aanmaken".

Als er afbeeldingen moeten worden geupload moet eerst de map gekozen worden, waarin de informatie moet worden geplaatst. Dat kan door de betreffende map aan te klikken.

Bestanden uploade

Door op de groene knop "Upload" te klikken verschijnt er een nieuw scherm. Door vervolgens op het veld "Kies bestanden" te klikken, verschijnt de mappenstructuur op de eigen computer (Finder bij Apple en Explorer bij Windows) en kan het betreffende bestand gekozen worden (of meerdere bestanden, zolang het totaal niet groter is dan 10 MB). Door op "kies" te klikken, worden de bestanden geselecteerd en door op "Upload starten" te klikken worden de bestanden ingeladen. Er volgt een foutmelding als de bestandssoort niet wordt ondersteund (.tiff miet en .jpg en .pdf wel).

Bestanden invoegen

Als de cursor staat op de plaats waar de afbeelding moet worden ingevoegd, geschiedt het invoegen door op het icoon "afbeelding" te klikken of op de knop "Afbeelding", De eerste mogelijkheid biedt meer instellingsmogelijkheden.

Handige instellingen zijn bijvoorbeeld "alingment" en "border".

Soms is het ook nuttig de breedte bij "Dimensions"in te stellen.

Nadat een bestand geselecteerd is en de gewenste instellingen zijn gekozen, kan het resultaat verkregen worden door op |Insert" te klikken.

Na afloop kan dit scherm weer gekozen worden. Na de aanpassingen moet dan op "Update" geklikt worden.

Bij het maken van een nieuw menu-item moet er een type-keuze gemaakt worden. Als er gekozen wordt voor "artikelen" dan zij daarbinnen nog weer keuzemogelijkheden.

De meest gebruikte zijn:

• individueel artikel: in dit geval kan er bij het menuitem slechts één artikel geselecteerd worden. Het is in dit geval praktisch om het artikel dezelfde aam te geven als het menu-item.
• maak artikel: dit is in beginsel een tijdelijke optie zo lang nog niet één of meer artikelen beschikbaar zijn. Om de definitieve situatie te bereiken moet later de keuze aangepast worden naar één van de andere opties.
• Categorielijst: het resultaat is een lijst van de links naar alle artikelen van de betreffende categorie. Een voorbeeld hiervan is het menu-item "Algemene ledenvergaderingen". De artikelen met de verslagen hebben allemaal de categorie "Verslagen ALV". Dat is bij de instellingen (tabblad "Gegevens") uiteraard een verplicht in te vullen veld. Ook kunnen bij de andere tabbladen diverse instellingen (zoals het aantal hits) aan of uitgezet worden.
• Categorieblog: het resultaat is een verzameling artikelen, die gepresenteerd worden. Een voorbeeld is het menu-item "Nieuws en Agenda" in het hoofdmenu. Alle artikelen hebben de categorie: "Nieuws en Agenda". Ook "Bestuursinfo" is een categorieblog. Bij de instellingen kunnen allerlei keuzen gemaakt worden, zoals het aantal kolommen (doorgaans twee). Het eerste artikel - in het algemeen het meest recente - wordt over de gehele breedte weergegeven. Bij categorieblogs is het handig om van de "LEES MEER" knop gebruik te maken. De artikelen blijven dan overzichtelijk.

Met de component Easy Profile wordt de ledenadministratie onderhouden. Dit biedt de mogelijkheid allerlei overzichten te presenteren van (groepen) leden.

De meest gebruikte opties zijn:

• Gebruikersprofiel: voor het inzien van de gegevens van anderen en het wijzigen van de eigen gegevens.
• Users List (Table): voor de meeste getoonde overzichten zoals "Leden in alfabetische volgorde", "Bewoners en ex-bewoners per pand", maar ook "Bestuur" en "Oud-bestuursleden".

Als voorbeeld zal één overzicht worden toegelicht:

het overzicht: "Bewoners en ex-bewoners per pand".

Als het betreffende menu-item geopend wordt, dan is op het eerste tabblad Gegevens de menutitel ("Bewoners en ex-bewoners per pand".), het menu-type (User List (Table)) en de plaats op de website (Menu "alleen voor leden" en submenu "Leden") te zien.

Op het tabblad Search is te zien dat de zoekfunctie is ingeschakeld en dat de beschikbare zoekvelden zijn "Achternaam". "Partner" en "Adres". Ook handig is het vakje erboven (Show all menbers.) op ja te laten staan.

Op het tabblad Table staan de meest belangrijke instellingen.

 De meeste spreken voor zich, maar bijvoorbeeld

"Order" geeft de primaire sortering aan.

het veld "Format-Name" geeft de volledige naam (voornaam, voorvoegsel en achternaam) en is een blauwe link naar de profielgegevens (voorzover die voor de leden toegankelijk zijn).

Er kan op drie niveaus gesorterrd worden.

De selectie van de te presenteren gegevens geschiedt met het veld: "Custom SQL Where"

De hieronder gekozen selectie betreft alle leden

soort_lid = "lid" Eerst de alias van de veldnaam, dan = en vervolgens de waarde die het veld moet hebben:

Bij het voorbeeld overzicht moeten zowel de waarden "lid" als "oud-lid" en "blijft" (de intern verhuisde leden) geselecteerd worden. De formule wordt dan: soort_lid IN ('lid' , 'oud-ld','blijft').

Er zijn vele keuzemogelijkheden. Een uitgebreide toelichting is te vinden op de site van Easy Profile. 

Vervolgens kunnen de gegevens voor maximaal 6 kolommen geselecteerd worden, Er kunnen desgewenst in een kolom meerdere velden geselecteerd woorden.